1. AMAÇ

ÜSTAT Personel Belgelendirme sürecini tanımlamak.

2. KAPSAM

MYK tarafından verilen yetkiyi kulanan ÜSTAT için belgelendirme prosesini kapsar.

3. SORUMLULAR

Belgelendirme Müdürü

Karar Verici

Program Komitesi

Kalite Yönetim Temsilcisi

4. UYGULAMA

4.1 Başvuruların Alınması

Teklif talepleri, “Sınav Başvuru Formu” ile alınır. Form, ÜSTAT’ a elden, e-mail, faks, kargo veya web sitesi (www.ustat.biz)  vb. iletişim araçları ile ulaştırılabilir. “Sınav Başvuru Formu” Personel Belgelendirme birimine iletilir. Belgelendirme Müdürü  tarafından incelenerek talebin, ÜSTAT’ ın kapsamında olup olmadığı kontrol edilir. ÜSTAT’ ın kapsamı dışındaysa adaya bilgi verilerek, teklif talebi geri çevrilir. ÜSTAT’ ın kapsamı içindeyse, talep doğrultusunda “Belge Kullanım ve Gizlilik Sözleşmesi”  hazırlanır ve potansiyel müşteriye sunulur. İki tarafında onayladığı teklif, sözleşmeye dönüşür. Islak imzalı onaylı iki tekliften biri ÜSTAT ‘ ta kalır diğeri adaya verilir. Gözden geçirme işlemi tamamlandıktan sonra, Başvuru Onayı Belgelendirme Müdürü tarafından tarih ve imza atılarak sağlanır. Her personel belgelendirme kapsamı için istenen başvuru belgeleri, ilgili ulusal yeterliliklerde nda belirtilmektedir.

4.2 Personel Belgelendirme Sınavlarının Planlanması ve Gerçekleştirilmesi

Personel belgelendirme sınavlarının planlanması, Belgelendirme Müdürü tarafından sağlanır. Sınav görevlisinin seçilme, atanma kriterleri ve yöntemi “ Personel Seçme ve Atama Prosedürü” nde tanımlanmakta olup bu prosedüre göre işlemler yürütülmektedir. Mesleki yeterlilik sınavlarında en az 6 aylık sürelerde “Sınav Takvimi” oluşturulur ve web sitesinde (www.ustat.biz) yayınlanır.  “Sınav Planı” hazırlanır ve Operasyon Sorumlusu tarafından Mesleki Yeterlilik Kurumu Yönetmeliği mevzuatına uygun olarak MYK Portalına yüklenir. Sınav tarihi Belgelendirme Müdürü tarafından belirlenir. Sınav görevlileri ve adaylar sınavdan yeterli bir süre önce, sözlü olarak, e-mail, faks vb. iletişim araçları ile Operasyon Sorumlusu tarafından bilgilendirilir. Sınavların gerçekleştirilmesi işlemleri “Sınav Prosedürü” ne uygun olarak yapılmaktadır.

4.4 Belgelendirme Kararının Verilmesi

Sınav sonuçları ve sınavlarla ilgili dokümanlar, sınav görevlileri tarafından “Sınav Dosyası Kontrol Listesi” ile ön kontrolden geçirildikten sonra, Belgelendirme Müdürü’ ne sunulur. Sınav dokümanları ile sınav görevlilerinin değerlendirmeleri “Sınav Takip Listesi” ne Belgelendirme Müdürü tarafından işlenir ve ilgili sınavda değerlendirici olarak görev almamış bir Karar Verici’ ye sunulur. 

Karar Verici, kendisine sunulan dosyaları kendi tespit ettiği en hızlı yöntem ile kontrol eder. Kontrol ederken özellikle;

- Başvuru Formları’ nın ilgili sınav ve aday ile uyumunu,

- Aday özlük dosyasının yeterliliğini (resimx2+nüfus cüzdan fotokopisi vb.)

- Dekontun doğruluğunu

- Sınava ait Kamera Kayıtlarının varlığını teyit eder ve sınav dosyalarının yeterli olmadığını düşündüğünde ya da dosya incelemesi aşasında cevaplandıramadığı sorular olduğunda sınavı kısmen ya da tamamen incelemeyi tercih edebilir.

- Sınav Dokümanları (USTAT tarafından hazırlanmış olan Teorik Sınav, Performans Sınavı, Mülakat Sınavına ait değerlendirme dokümanları)

- Tarafsızlığı Etkileyen Tehdit Unsurlarını kontrol eder. (Değerlendirici tarafından sınav dokümanlarında not alınmış olan kayıtlar vb.)

- Sınav esnasında yaşanan uygunsuzluklara ait sınav tutanaklarını inceler, uygun işlem yapılıp yapılmadığına bakar (varsa),

- Sınav Katılım Formlarında ilgili sınava ait adayların ve değerlendiricilerin varlığı ve doğruluğunu kontrol eder.

Tüm bu kontrolleri  “Belge Karar Formu” üzerinde teyit ederek aldığı kararı, “Belge Karar Formu” na  ve “Sınav Takip Listesi” ne kaydeder. Ve “Belge Karar Formu” ile, adayın

- MYK belgesi almaya hak kazandı   

- MYK belgesi alabilmesi için ………… yeterlilik birimlerini tamamlaması gerekmektedir.0 Sınav Tekrarı

- Belge İptali

- Tüm Birim sınavları başarı ile tamamlandı / MYK Belgesinin verilmesi

- …………. Biriminden başarılı olmuştur, aday isterse yazı verilebilir. (2 yıl geçerliliği içeren)

- Belgenin sürdürülmesi

- Belgenin askıya alınması

Kararlarını ve belge verildiği takdirde belge üzerinde yazılacak olan detayları “Belge Karar Formu” na işler.

Personel Belgelendirme Karar Vericisi tarafından alınan kararlar gereği belgelendirme işlemleri yerine getirilir. belgelendirme aşamasında MYK süreçleri sınav ve belgelendirme işlemleri için “MYK Web Portalı Kullanım Kılavuzu” yönlendirmelerine uygun olarak işlem yapılır.

Kişiler/kuruluşlar, ÜSTAT’ ın almış olduğu kararlara, kararın bildirilmesini takiben 3 iş günü içerisinde itiraz edebilirler. İtirazlar, “Şikayet ve İtiraz Prosedürü” ne uygun olarak değerlendirilir.

4.5 Belgenin Düzenlenmesi ve Verilmesi

4.5.1      Adaylara Bilgi Verilmesi

Belge düzenlenmesi kararı verilen adaylar kararla ilgili bilgilendirilir. Aynı zamanda başarısız olan adaylara da kararla ilgili bilgi verilir.

4.5.2 Belge Düzenlenmesi ve İçerik

Personel Belgelendirme Karar Vericisi tarafından belge düzenlenmesine karar verilmesi halinde, belgelerin düzenlenmesi ve adaylara teslim edilmesi işlemleri Personel Belgelendirme Birimi tarafından yürütülür.

Belgelendirme Müdürü, belge almaya hak kazanan kişilerin belgelerinin hazırlanmasını organize eder. Birim belgeleri dışında Yeterlilik belgelerinin hazırlanması MYK Portalı üzerinden gerçekleştirilmekte, belge tanzimleri ise MYK’ nın yönlendirdiği matbaalar üzerinden yapılmaktadır.  Tanzim edilen belge Genel Müdür tarafından imzalanır. Mesleki Yeterlilik belgelerinde ilave olarak hologram kullanımı gerçekleştirilmektedir. Uygun kullanım kuralları Mesleki Yeterlilik Kurumu Markasının Kullanımına İlişkin Usul ve Esaslar mevzuatına uygun olarak gerçekleştirilir.

Personel Belgelendirme aşamasında düzenlenen birim belgesinde, minimum aşağıda belirtilen bilgiler yer alır:

  • ÜSTAT’ ın ünvanı, tam adresi, telefonları ve web adresi
  • Kişinin adı,
  • Belge tarihi ve geçerlilik süresi (Belge geçerlilik tarihi sınav tarihi dikkate alınarak verilir.)
  • Sınav tarihi,
  • Belge numarası,
  • Personel belgelendirme kapsamı ilgili birim
  • İlgili standard(lar) ve/veya diğer standard özelliğindeki dokümanlar.

Personel Belgelendirme aşamasında düzenlenen belge de, minimum aşağıda belirtilen bilgiler yer alır:

  • ÜSTAT’ ın ünvanı, tam adresi, telefonları ve web adresi
  • Kişinin adı,
  • Belge tarihi ve geçerlilik süresi (Belge geçerlilik tarihi son sınav tarihi dikkate alınarak verilir.)
  • Son Sınav tarihi,
  • Belge numarası,
  • Personel belgelendirme kapsamı
  • İlgili standard(lar) ve/veya diğer standard özelliğindeki dokümanlar.

Ulusal Yeterlilikler baz alındığında MYK mevzuatına uygun olarak belgenin hazırlanması sağlanır. Belgelendirme Müdürü gerek gördüğünde yukarıdaki bilgilerin Belge eki olarak hazırlanmasını isteyebilir.

Belgelerin numaralandırılması iki şekilde gerçekleştirilir;

  • Personel Belgelendirme Akreditasyonu MYK yetkisi olmadan; ÜSTAT-Personel Belgelendirme Tipi Kısaltması-İlgili Standart-Yıl/Sıra No şeklinde yapılır.

Örnek: EN standardına göre kaynakçı belgelendirmesi belge numaralandırması, ÜSTAT-WQT-EN-2010/04 şeklinde yapılır.

  • Personel Belgelendirme Akreditasyonu MYK yetkisi ile; Belge numaraları MYK web Portalı üzerinden MYK tarafından verilmektedir. Farklı numaralandırma kullanılamaz. Format MYK’ ya aittir.
  • Belgenin sahtekarlığa karşı korunması için Karekod uygulaması ve/veya soğuk damga kullanılır.

Onaylanmış belgeler için belirlenmiş olan MYK ücreti ÜSTAT tarafından ödenir. MYK, belgeleri ÜSTAT’a gönderdiği takdirde; Belgelerin teslim edilmesi aşağıdaki şekillerde yapılabilir:

  • Kişiye/kuruluşa gönderilen fatura bedelinin yatırıldığını gösteren dekontun muhasebeye ulaştırılması ve mutabakatı sonrası belge muhasebenin onayı ile ofiste elden veya adresine kargo ile teslim edilir.

Düzenlenen belgeler ilgili “Belge Takip Listesi” ne eklenir ve belgenin geçerliliği web sitesinden (www.ustat.biz) sorgulanabilir. Belgelendirilen personeller mesleki yeterlilik sürecinde belgelendirildi ise EUROPASS Sertifika eki ÜSTAT tarafından hazırlanmaktadır.

4.5.3 Belgenin teslim edilmesi

Belgeler ilgili kişilere teslim edilmeden önce kimlik fotokopileri, belgeye işlenmiş olan kimlik numarası ile karşılaştırılmalı doğruluğu teyit edildikten sonra yayınlanmalıdır. Belgelendirilmiş kişiler ve belgelendirilmiş kişiler ile ilgili taraflar gerektiğinde web sayfası üzerinden bilgilendirilir ve belge geçerlilikleri ile ilgili takibi yönlendirmeye göre yapabilmelidirler. Web sitesinde yayınlanmayan belgelerin teslimi yapılmamalıdır.

4.5.4. Belgenin Geçerlilik Süresi

İlgili ulusal yeterliliklerde tanımlanmıştır.

4.5.5. Belge Değiştirilmesi

Geçerlilik süresi dolmamış bir belge üzerinde yer alan, belge sahibi ile ilgili bilgilerde değişiklik olması ve belge sahibinin söz konusu değişiklikleri gösteren gerekli dokümanlarla başvurması durumunda, belge ücreti alınarak belge yeniden düzenlenir. Belgenin yırtılması veya kaybolması söz konusu ise müşteri belge ücretini ödemek kaydıyla yeniden belge almak için başvurabilir.(web sitesinden, email ile veya telefon ile).

Yeniden düzenlenen belgede belge numarası aynı kalır, belge numarasının yanına revizyon numarası (Örnek: Rev.01, 02 vb.) eklenir. Eski belge, kişiden geri alındıktan sonra, yeni belge sahibine teslim edilir.

4.5.6. Belge Sahiplerinin Yükümlülükleri

Belge sahipleri, altına imza atmış oldukları “Belge Kullanım ve Gizlilik Sözleşmesi” nde belirtilen yükümlülükleri yerine getirmelidirler. Ayrıca Belge sahibinin yükümlülükleri belgelendirme kapsamında olan standartlarda belirtilmiştir. Belge sahibi, belge üzerindeki bilgilerin değişikliği durumunda ÜSTAT’ ya bilgi vermek zorundadır.

4.6. Belge Kapsamının Daraltılması veya Genişletilmesi

Belge kapsamlarının daraltılması veya genişletilmesi işlemleri gerçekleştirilmez. Kapsam genişletme yaparak, yeni bir kapsamda belgelendirilmek istenen aday için, o kapsam için tanımlı ulusal yeterliliğe uygun olarak prosedürün 4.1 başvuruların alınması maddesinden başlayarak, devam eden süreçler işletilmelidir. Mesleki Yeterlilik belgelendirmelerinde MYK Portalı üzerinden MYK onayı alındıktan sonra işlemler yapılır.

4.7. Gözetim

Gözetim periyotları ve yöntemleri, ilgili ulusal yeterliliklerde tanımlanmış olup, programa uygun olarak süreçler işletilmektedir. Gözetim sürecinden Operasyon Sorumlusu sorumludur. Her gözetim periyodunda müşteri sözlü ya da yazılı bilgilendirilir. İlgili olduğu standardın istediği gözlem şekillerine uygun olarak Belgelendirme Müdürü kararı ile belge devamlılığı için gözetim yapılır. Mesleki Yeterlilik belgelendirmelerinde MYK Portalı üzerinden MYK’ ya bilgi verilir.

4.8. Uzatma

İlgili ulusal yeterliliklerde ve ilgili Myk mevzuatlarında(MYK Ölçme ve Değerlendirme Yönetmeliği Madde 27) nda belirtildiği şekilde uzatma işlemleri yapılabilir. Mesleki Yeterlilik belgelendirmelerinde MYK Portalı üzerinden MYK’ ya bilgi verilir.

4.9. Yeniden Belgelendirme

Yeniden belgelendirme işlemleri ilgili Myk mevzuatlarında(MYK Sınav, Ölçme, Değerlendirme ve Belgelendirme Yönetmeliği Madde 27) nda ve ilgili ulusal yeterliliklerde tarif edilmiştir. Mesleki Yeterlilik belgelendirmelerinde MYK Portalı üzerinden MYK’ ya bilgi verilir.

4.10 Belgenin Askıya Alınması, Sözleşmenin Feshedilmesi ve Belgenin Geriye Alınması

Belge sahibinin belgenin kullanımına dair sözleşmesi, Karar Vericinin kararına göre askıya alınabilir veya feshedilebilir ve belge iptal edilebilir. Mesleki Yeterlilik belgelendirmelerinde MYK Portalı üzerinden MYK’ ya bilgi verilir.

  • Belgenin Askıya Alınması

Belgenin askıya alınması aşağıdaki nedenlerle olabilir ;

  • “Belge ve Logo Kullanım Prosedürü” ne uygun olmadığının tespit edilmesi,
  • Kuruluşun/kişinin sözleşme yükümlülüklerini yerine getirmemesi,
  • Gözetim periyotlarına uygun hareket edilmemiş olması

Mesleki Yeterlilik belgelendirmelerinde MYK Portalı üzerinden MYK’ ya bilgi verilir. Belge sahibi, belgenin askıya alınma kararının tebliğinden (mail ya da yazı ile) itibaren belge ve logo kullanımını durdurur. 2 ay süre içerisinde gerekli onay işlemleri yapılmaz ise belge iptal edilir. Belgenin askıya alınma nedeninin giderildiği kanıtlandığında, Personel Belgelendirme Karar Vericisi kararı ile belge askıdan kaldırılır. Belge iptal edildiğinde, Belge sahibi, belge ve eklerini en geç 15 (on beş)  gün içerisinde ÜSTAT’ a iade eder.  İade etmediği takdirde öncelikle yazılı olarak uyarılır, uyarı dikkate alınmaz ise kanuni işlem başlatılır.

Askıya alma süresince, belge sahibi belgeye ait haklardan faydalanamaz. Bu sürede ÜSTAT’ nın her türlü hakkı mahfuzdur. ÜSTAT, belgenin askıya alınmasına dair kararları, ÜSTAT web sitesinde gerekçeli olarak yayınlama hakkına sahiptir.

Belge sahibi, belgesini, ekini veya sözleşmesini kaybettiğini beyan ediyorsa, yayınlanmış kayıp ilanını bir dilekçe ile ÜSTAT’ a bildirmesi istenir. 

4.10.2 Sözleşmenin Feshedilmesi ve Belgenin Geriye Alınması

Sözleşmenin feshinin ve belgenin geri alınması aşağıdaki nedenlerle olabilir;

  • Kişinin Belgesini kapsamında belirtilenden farklı alanlarda kullanması,
  • Belge sahibinden farklı bir kişi tarafından kullanılması,
  • Belgenin yanıltıcı ve haksız kullanımı,
  • Kişinin bu prosedür hükümlerine aykırı hareket etmesi,
  • Kişinin belge ve ekleri üzerinde tahribat yapması,
  • Askı periyodunda gerekli düzeltme işlemlerini yapmamış olması,

Personel Belgelendirme Karar Vericisi tarafından alınan fesih ile ilgili kararlar, Belgelendirme Müdürü tarafından kaydedilir ve söz konusu kişiye bildirilir. Mesleki Yeterlilik belgelendirmelerinde MYK Portalı üzerinden işlemler MYK onayına sunulur ve onayın ardından işlemler yapılır. Belge geri alındığında bu durum ilgili “Belge Takip Listeleri” nde belirtilir.

Kişi, belgenin geri alınması ve sözleşmenin feshi kararının tebliğinden itibaren belge ve logonun kullanımını durdurur. Kişi, sözleşme ile kendisine verilmiş her türlü belgeyi kendisine tebliğ tarihinden itibaren en geç 15 gün içerisinde ÜSTAT’ a  iade eder.

Sözleşmesi fesih edilen kişi yeniden başvurduğunda ilk başvuru uygulaması yapılır. ÜSTAT tarafından sözleşmesi feshedilen ve belgesi geri alınan kişinin aynı ya da farklı kapsamda yeni başvuru yapabilmesi için 1 yıl süre geçmesi gereklidir.

4.11. Belgelendirmelerin Takip Edilmesi

ÜSTAT bünyesinde verilen belgeler standartlarına ve yıllarına göre“Belge Takip Listeleri” ile kayıt altına alınır. Bu Liste Yönetimin Gözden Geçirmesi toplantısı için Belgelendirme Müdürü tarafından hazırlanarak Kalite Yönetim Temsilcisi’ ne bildirilir.

5. İLGİLİ DOKÜMANLAR

PR.10    Personel Seçme ve Atama Prosedürü

PR.09    Sınav Prosedürü

PR.06    Şikayet ve İtiraz Prosedürü

DD.22    Sınav Takvimi

DD.08   Aday Belge ve Gizlilik Sözleşmesi

LS.17     Sınav Takip Listesi

LS.18     Belge Takip Listesi

FR.04    (Elektrik) Sınav Başvuru Formu

FR.04    (Kaynak) Sınav Başvuru Formu

FR.04    (İnşaat) Sınav Başvuru Formu

FR.21     Belge Karar Formu

------      Mesleki Yeterlilik Kurumu Markasının Kullanımına İlişkin Usul ve Esaslar

------      Sınav ve Belgelendirme İşlemleri MYK Web Portalı Kullanım Kılavuzu

Copyright © 2018 | ÜSTAT | Tüm Hakları Saklıdır.